Projektikoordinaattorin työ − yhteistyötä ja priorisointia

Pedagogisen johtamisen käsikirja-hankkeessa (tuttavallisemmin pedakäki-hanke) toimii kolme opettajataustaista tekijää. Hanketyön roolit ovat selkiintyneet ja olemme kotiutuneet vastuualueillemme. Kehittäjäopettajina Mika Alhonkoski ja Tiina Kielo toimivat ison Ruiskadun kampuksen amisarjen ytimessä ja edistävät asioita sovitusti yhteistyössä omien verkostojensa kautta. Itse toimin hankkeessa projektikoordinaattorina ja oma temmellyskenttä laajenee oman lähityöryhmän lisäksi muihin lähitoimijoihin TAIssa ja Turun kaupungissa sekä valtakunnalliseen verkostotyöhön.

Yhteistyö työn ytimenä

Projektikoordinaattorin työn ytimessä on yhteistyö. Ihan kaikkien kanssa! Kehitystyötä ei tehdä yksin, vaan ison organisaation etuihin kuuluu, että osaajia ja kehittäjiä löytyy monia. Koordinaattorin ei tarvitse olla kyseessä olevan asian asiantuntija, mutta hänellä pitää olla kyky löytää (ja toisinaan jopa kaivaa) asiastaan innostuneet ja kehittämisideaa pursuavat tekijät ja antaa heidän loistaa. Samalla oppii itse valtavasti!

Pedakäki-hankkeen lähiverkostoihin ja osaajiin kuuluvat muut TAIn muiden hankkeiden projektipäälliköt ja -koordinaattorit, talousasiantuntijat sekä viestintä- ja markkinointiosaajat. Valtakunnallisessa verkostossa olen osa projektikoordinaattoreiden ryhmää, joka kokoontuu säännöllisesti yhteisen asialistan äärelle. Konkreettisena työnä tämä tarkoittaa etä- ja livetapaamisia, joissa rooli vaihtelee puheenjohtajasta kanssatoimijaan ja muistiokirjoittajaan. Ideointia, kysymyksiä, työtehtävien jakamista, kuulumisten vaihtoa, ongelmien ratkaisua, aikataulutusta ja joskus vain puhtaasti työhyvinvoinnillista hihitystä.

Tavoitteista kohti konkretiaa

Yhteistyön ytimessä ovat tavoitteiden konkretisoituminen ja niiden edistäminen, olemassa oleva suunniteltu työaika ja aikataulutus sekä projektityöhön liittyvät hallinnolliset toimet. Tavoitteet johdetaan hankesuunnitelmista ja oman organisaation linjauksista. Hankkeilla on paikoin herättäväkin vaikutus, sillä jossakin kohdin asioiden etenemistä tulee kysymys mitä jo tehdään, mitä on tehty ja ennen kaikkea mitä ei enää kannata tehdä.

Luomme uutta (ja toivottavasti järkevää) tapaa toimia ja samalla teemme perustoiminnan inventaaria. Hanketyössä käytettävissä oleva työaika luo raamit aikataulutukselle. Ehditäänkö ja pystytäänkö tässä ajassa ja tällä työajalla tekemään kyseinen työ? Yleensä pystytään hyvin, mutta jokainen hanketyötä tehnyt tietää, että joskus on vain tehtävä pidempää päivää. Koordinaattorin on pidettävä herkällä korvalla huolta myös kollegoiden työvireestä. Miten sovitut jutut etenevät ja millaisella sykkeellä ollaan tapaamisissa läsnä. Jos herää pienikin huoli, että nyt jostakin syystä asiat eivät etene ja työkaverilla on lapanen maassa, niin asiasta pitää puhua ja auttaa eteenpäin. Opetustyön ja kehittämisen yhdistäminen antaa paljon, mutta toisinaan myös työviikon aikataulutus on erittäin haasteellista. Hankkeiden hallinnolliset toimet liittyvät monenlaiseen kirjaukseen, asiakirjojen tallentamiseen ja muistioiden ja koontien huolelliseen arkistointiin niin että ne löydät omista välineistäsi (Teams-tiimi toimii!) sekä myös organisaation sovituista tallennuspaikoista.

Oman työn johtaminen ja sitä tukevien työvälineiden ja -tapojen löytäminen on ehdottoman tärkeää.

Omat keinot asioiden edistämiseksi, aikataulussa pysymiseen sekä aineiston kokoamiseen ja säilyttämiseen:

1. Työpäivän ja työviikon tehtävien priorisointi ja to do -listan päivittäminen säännöllisesti.
   • Multipasking on ilmiö, joka valitettavasti on totta. Priorisointi ja keskittyminen yhteen asiaan kerralla tuo parhaan lopputuloksen.
2. Asioiden edistäminen ja aikataulutus tapahtuu lähi- ja etätapaamisissa.
   • Viikottaiset tapaamiset lähitoimijoiden kanssa. Näin säästytään sähköpostitsunamilta, sillä tiedämme, että kun nähdään, voidaan puhua ja sopia asioista.
3. Hankkeen asiakirjat ja tiedostot säilytetään niin, että kaikki löytyvät yhdestä ja samasta paikasta kaikille toimijoille.
   • Myös ajatelmat, mietinnät, erilaiset koosteet, alustavat ideat löytyvät samasta paikasta, jotta aikaa ei mene tiedostojen hakemiseen.

Kaikki toimivat sovitusti, asiat etenevät, aurinko paistaa ja yhteistyö on pelkkää iloa ja innostusta?

Ei, ei todellakaan! Hanketyön murheet, asiat, jotka herättävät aamuyöllä (ei usein, mutta joskus), ovat asioiden etenemisen hitaus, rahoittajan paikoin todella kimurantti laki- ja asetusviidakko, hankintasopimukset, hankkeessa mukana olleiden aikataulutuksen muutokset, asiat joita ei osattu laisinkaan ajatella, henkilöstövaihdokset, budjettimuutokset…nämä kaikki ovat myös kehittämistyössä mukana, mutta asioilla on tapana järjestyä. Yhteistyöllä, suun avaamisella ja suunnitelmien päivityksellä! Pitää vain olla rohkeutta todeta ja päättää, että nyt tämä ei etene, mitä voidaan tehdä toisin.

Voima-ajatuksia kehittäjätyöntekijälle:

• Jos jokin asia mietityttää, sano se ääneen! Todennäköisesti joku muukin on samaa asiaa pohtinut, sillä yleisesti kehittäjän ajattelussa on samanlainen kulku ja ongelmaratkaisuhalukkuus ja –tarmo. Halutaan että asiat etenevät!
• Et tule hallitsemaan kaikkea hankkeestasi, mutta kaikki yhdessä sen teette. Toinen osaa toista ja toinen on hyvä jossakin toisessa asiassa.
• Asioiden priorisointi.  Mikä asia pitää saada tänään/tällä viikolla eteenpäin? Niin, muistinko sanoa jo sanan priorisointi?
• Kiitä, kehu ja ole ystävällinen! Kukaan ei halua tehdä yhteistyötä hapannaaman kanssa, vaikka hän olisi kuinka tehokas. Kehu ja kiitos eivät maksa ylimääräistä. Saatat tietämättämäsi nostaa työkaverin ylös juuri hetkellisestä hermoromahduksesta, kun hän on huomannut, että palkka-raportointia on aikaistettu ja verkkoyhteys kotitoimistolta pätkii…

Tämänkin kirjoituksen ytimessä oli yhteistyö eli kiitokset kommenteista ja hanketyön ruusuista ja risuista kehittäjäkollegat Anniina Laaksonen, Miia Lehtonen ja Tuire Raudaskoski.